Desafios da contabilidade manual em tempos de pandemia

O processo contábil manual tradicional não é sustentável e demanda muito tempo e esforço da área contábil e demais áreas envolvidas no processo.

Os processos manuais e as tarefas repetitivas são muito caros, não permitem mudanças e geram riscos desnecessários. Esses desafios são ainda mais exacerbados nesta era de pandemia em que as equipes de F&A estão trabalhando em localidades diversas, mas devem manter a conformidade e o controle.



A seguir, elencamos os principais desafios enfrentados pela contabilidade em meio à resposta pandêmica do coronavírus:

  • A continuidade é uma preocupação, pois a maioria das equipes opera de forma enxuta e depende muito de recursos, conhecimento ou um único profissional para executar tarefas críticas;

  • Um ambiente de trabalho remoto é menos eficiente a curto prazo, pois não permite a tomada de decisões rápidas, nem visualizar o status dos processos em tempo real;

  • Algumas empresas confiam apenas em planilhas e documentos não estruturados, encaminhados por e-mail e sujeitos a erro humano, um grande risco;

  • Volume intenso de reuniões remotas para realizar o fechamento;

  • As empresas não tiveram tempo hábil para se preparar para realizar o fechamento e apresentação do primeiro trimestre através do trabalho totalmente remoto;

  • Desafios econômicos que estão resultando em férias e demissões e o compartilhamento ou eventual perda dos documentos relativos a essas pessoas, necessários ao processo;

  • Auditorias e revisões também devem ser conduzidas remotamente, o que exige gerenciamento de listas PBC e testes substantivos e de controle a serem reavaliados;

  • A gestão e os relatórios financeiros serão um desafio significativo, pois atualizar projeções, fatores de risco e outras divulgações exigirão novas informações e análises;

  • Rastreamento dos registros fiscais exigidos;

  • Continuação da adoção dos novos padrões contábeis exigidos (receita, leasing);

  • Incentivos fiscais e outras reações regulatórias à pandemia estão evoluindo rapidamente e deve ser considerado nos resultados, o que possibilita uma realocação de recursos mais assertiva;

  • Principais premissas e contribuições para julgamentos e estimativas contábeis poderão mudar, exigirão esforço adicional e provocarão impacto nos resultados;

  • Todos esses novos fatores estão adicionando ainda mais esforços às equipes de contabilidade e finanças, já sobrecarregadas.


Existe solução!

Muitas empresas acabaram acelerando o seu processo de transformação digital para dar conta dos atuais desafios do trabalho remoto. A utilização de novas tecnologias para realizar o fechamento financeiro e contábil à distância se tornou realidade em diversas organizações que, apesar da pandemia, precisam seguir em conformidade. A Blackline é uma dessas tecnologias. A seguir, confira as respostas da plataforma para cada um dos desafios apresentados:

  • A BlackLine ajuda as organizações a adotar a contabilidade moderna;
  • Fornece resultados precisos com confiança de qualquer lugar. Conheça a contabilidade, requisitos e necessidades comerciais contínuas para análise de desempenho, planejamento e tomada de decisão à luz deste novo cenário;
  • Permite a criação de um perfil remoto para o auditor (externo e interno), com acesso definido de acordo com a estratégia da empresa, evitando atrasos na entrega dos trabalhos, agilidade, transparência, confiabilidade nos números e redução prazo e custos com os serviços de auditoria;
  • Precisão, controle e consistência em todos os processos. Reduz erros e riscos com processos padronizados, unificados em uma plataforma SaaS, com fluxo de trabalho e controles incorporados em todos os processos da contabilidade;
  • Direciona a responsabilidade e parceria através da visibilidade dos processos em tempo real. Maior visibilidade torna o trabalho mais eficiente, garante confiança no status dos processos e gera maior confiança em toda a organização;
  • Gerenciamento PBC (gerenciamento do processo de revisão) e compartilhamento de informações de forma eficiente e segura;
  • Gerenciamento de tarefas e documentos. Retenção de documentos críticos, acompanhamento em tempo real da progressão dos trabalhos realizados para o fechamento e outras tarefas-chave de F&A em um só lugar;
  • Certificação automática de mais de 65% das conciliações, eliminando tarefas repetitivas.

Através de uma implementação totalmente remota, em curto prazo, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios que ainda teremos pela frente e contará, principalmente, com uma nova contabilidade mais transparente, mais eficiente, mais moderna e mais preparada para um futuro, que esperamos, esteja muito próximo.

O que é Hiperautomação e por que sua empresa precisa prestar atenção nisso?

A consultoria Gartner publicou no final de 2019 um relatório sobre as tendências tecnológicas para 2020 e, em primeiro lugar, está o termo Hiperautomação (Hyperautomation). Mas o que é Hiperautomação e por que as empresas precisam prestar atenção nisso?

Antes da definição, é preciso entender que o uso da tecnologia deve estar focado nas pessoas (People-Centric), já que a tecnologia impacta diretamente consumidores, empregados, parceiros e, de forma geral, a sociedade. E, por ser centrada em pessoas, a tecnologia deve e pode assumir grande parte das tarefas de trabalho e/ou operacionais. O caminho para isso é a Hiperautomação.

Hiperautomação é a combinação de tecnologias e conhecimentos que as empresas precisam para tornar o processo de trabalho automatizado, totalmente voltado para tornar o modelo do negócio ágil como ele deve ser. O termo engloba as ferramentas, métodos e a própria automação, desde o momento do descobrimento do processo, passando pela análise, design, automação, medição de desempenho, monitoramento e, quando preciso, reavaliação.

Um conjunto híbrido entre ferramentas de automação de processos (RPA), machine learning, inteligência artificial e iBPMS (ferramentas de gerenciamento de processos de negócios inteligentes, como o Enate, por exemplo) permite que o processo de entender e desenvolver automações atenda às reais necessidades do modelo de negócio e traga mais valor e resultado para a empresa.

Veja também: Como a RPA está evoluindo com a IA em cinco etapas

É importante notar que Machine Learning e Inteligência Artificial são essenciais para a Hiperautomação, já que muitas vezes a automação por si só não é capaz de solucionar os problemas durante o processo a ser automatizado, muitas vezes complexos e precisando de adaptação a comportamentos diferenciados.

Ao usar as ferramentas da Hiperautomação a empresa acaba se tornando cada vez mais focada nos modelos e, por isso, é importante que o processo de descobrimento, design e desenvolvimento leve em conta também ferramentas de aprimoramento da qualidade do processo, como, por exemplo, Lean Six Sigma.

O recado do relatório da Gartner é que a Hiperautomação é inevitável e as organizações vão precisar identificar e automatizar todos os possíveis processos de negócio, de forma ágil, usando as ferramentas certas, tornando as operações e processo ágeis para poder competir em um mercado cada vez mais focado em facilitar e entender as pessoas.

*Mário Neto é Data Engineer e especialista em RPA na NextTrends

Clique aqui para ver o artigo publicado originalmente no portal Terra

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Por Mário Neto*

Fazendo mais com menos: como a RPA ajudara os departamentos financeiros na nova economia

Como anda o profissional de finanças em 2020? Com excesso de trabalho e subestimado, é o que muitos dos que estão no olho do furacão opinariam! Com a recessão induzida pelo COVID-19, as equipes de finanças estão na linha de frente da redução de custos, trabalhando com seus empregadores para encontrar maneiras de racionalizar gastos e efetuar economias, sem comprometer a qualidade dos produtos e serviços.

Eles também estão desempenhando um papel fundamental no processo de reestruturação e reconstrução – ajudando a avaliar oportunidades de negócios emergentes e a contribuição que podem dar aos resultados, à medida que as empresas estão se recalibrando para a economia pós-pandemia.

Ao mesmo tempo, os profissionais de finanças estão sob considerável pressão para manter os custos baixos em seu próprio segmento. Isso significa gerenciar os fluxos de trabalho em andamento e atender às crescentes expectativas dos tomadores de decisão com equipes não maiores do que antes, ao contrário, possivelmente menores.

Conquistando mais através da automação

Fazer mais com menos nunca foi uma proposta fácil, mas é exatamente o que os profissionais de finanças estão sendo solicitados a alcançar nas condições desafiadoras de hoje.

A automação de tarefas repetitivas e rotineiras é um meio pelo qual a produtividade pode ser aumentada com rapidez e economia. Pesquisas recentes da Blackline sugerem que os departamentos de finanças atualmente gastam 49% do tempo, em média, nas atividades transacionais antiquadas pelas quais são mais conhecidas – lançamentos contábeis, reconciliações e similares. Ao mesmo tempo, os funcionários do setor financeiro relatam ser solicitados a enfrentar o desafio de se tornarem “parceiros de negócios” da equipe executiva sênior; colaboradores especialistas proativos, em vez de reativos, trituradores de números de bastidores.

A automação robotizada de processos (RPA) – a automação de processos de negócios simples e baseados em regras – pode reduzir o número de horas humanas necessárias para concluir tarefas transacionais, enquanto reduz as taxas de erro para quase zero. A pesquisa da BlackLine indica que 38% do tempo coletivo das equipes financeiras pode ser liberado através do uso da automação. Esse é o tempo extra, ali mesmo, que eles precisam para agregar valor trabalhando no negócio, não nele.

A RPA também é um componente essencial do modelo contábil contínuo; uma abordagem para gerenciar o ciclo contábil, que vê as cargas de trabalho distribuídas igualmente no período contábil, não concentradas no final do mês. O modelo está encontrando cada vez mais preferência das organizações australianas e neozelandesas, que preferem uma visibilidade detalhada e atualizada de sua posição financeira sobre o instantâneo retrospectivo que os relatórios tradicionais representam.

Harmonizando um arranjo mal organizado de sistemas

A tecnologia RPA também pode ser implantada para capturar e interpretar dados armazenados em várias soluções independentes. Quase três quartos dos CFOs pesquisados pela BlackLine declararam que suas organizações atualmente têm seis ou mais soluções em uso ativo, impulsionando o processo de relatórios financeiros. Esse é um status quo que é sinônimo de complexidade – e a complexidade é o arqui-inimigo perene da eficiência.

A implantação da tecnologia RPA para integrar e harmonizar esses sistemas poderia liberar dezenas de horas por ano, que poderiam ser dedicadas a atividades de valor agregado.

Atraindo e retendo os melhores talentos de amanhã

Não apenas existem razões convincentes para os departamentos financeiros adotarem novas tecnologias, como também existem riscos significativos associados a isso. Muitos dos CFOs consultados pela BlackLine veem uma crise de talentos no horizonte, à medida que a geração do milênio evita a constante subida ao topo com um único empregador em favor da procura de emprego entre organizações que eles percebem que agregará maior valor aos seus currículos. Nesse cenário, as empresas que se apresentam atrasadas podem encontrar um desafio constante para atrair e reter profissionais de finanças de alto calibre.

Enxuta e eficiente: a criação de um departamento financeiro adequado aos objetivos de 2020 e além

A década de 2020 é de um desafio econômico significativo para as empresas, que tentam se recuperar coletivamente do evento do cisne negro que é o COVID-19. Um departamento financeiro pró-ativo e eficiente será uma fonte de vantagem competitiva relevante durante os tempos difíceis que se aproximam. As organizações que investem em RPA e as mudanças no modus operandi que geralmente o acompanham provavelmente desfrutam de um considerável dividendo de produtividade – no próprio departamento financeiro e em toda a empresa.

Artigo escrito por Claudia Pirko, vice-presidente da Blackline regional A/NZ

Fonte: CFOtech

Inteligência Artificial é estratégica para processo de inovação dentro das empresas, afirma IDC

A Inteligência Artificial (IA) contribui para uma previsão mais assertiva dos negócios, métrica favorita entre as empresas, e, segundo a IDC, é a peça mais útil nos processos de inovação corporativa na América Latina. Segundo Pietro Delai, gerente do Programa de Soluções de Software e Cloud na América Latina da consultoria, só em 2019 o mercado de IA na América Latina faturou US$ 488 milhões com hardware, software e serviços e mostrou que a tecnologia impõe novas metas para as empresas.

“A necessidade hoje é de maior inteligência e cenários mais precisos. Em uma esfera global, as empresas estão investindo em novos tipos de dados e ferramentas de inteligência. Definindo novos indicadores, elas passam a se conhecer melhor e o mercado em que atuam para dar direcionamento ou priorizar determinadas áreas e objetivos e se posicionar mais à frente”, explica Delai. De acordo com o gerente da IDC, 55% das empresas na América Latina investem em novas ferramentas de inteligência, 45% em novos tipos de dados, 45% em dados internos, 40% em dados externos e 38% em novos KPIs.

A necessidade de maior agilidade na análise e reação às oportunidades de negócio alavancam a adoção de IA em diversos processos e setores do mercado. Segundo Delai, a IA é usada em RPA (Robotic Process Automation), para evitar tarefas repetitivas e simulação de modelos de negócio, no setor financeiro, em que existem ferramentas poderosas de IA para simular cenários, em auditoria e conformidade, em gestão de contratos, com robôs fazendo uso de IA para avaliar editais, e em compras ou vendas, com a automatização da análise de contratos.

Atualmente, a IA é aplicada em toda a cadeia de suprimentos. Para 21,9% das empresas na América Latina, melhorar a captação e retenção de clientes é uma prioridade. Para 24% delas, o mix entre produtos digitais e físicos na experiência do cliente é importante. Além disso, um de cada três executivos de TI tem planos de modernizar seu ERP e muitos farão pela falta de capacidade analítica da solução existente.

No segmento de segurança, a Inteligência Artificial é imprescindível para a automação dos processos. “58,1% dos executivos de TI na América Latina consideram segurança uma de suas três prioridades. No Brasil, o número aumenta para 62%”, afirma Delai. Segundo ele, segurança é percebida como uma prioridade desde 2018, quando incidentes como o WannaCry levaram empresas a parar diante da indisponibilidade de informações.

“Isso fez com que a segurança fosse percebida pelos executivos de negócios e pelos CEOs como algo vital. Virou quase que obrigação o manuseio das informações de forma automatizada”, explica o gerente da IDC. Para ele, na prática, é preciso monitorar para saber se a empresa sofreu violação, detectar e investigar, e é impossível fazer esse tipo de trabalho com ferramentas tradicionais. “A saída é a IA, como algo estratégico e não pontual, e a segurança compartilha da mesma característica: é um processo contínuo de investimento”. As ferramentas de Big Data & Analytics também são prioridades entre os executivos de TI por criarem inteligência de mercado e apontarem oportunidades que devem surgir.

Em Internet das Coisas (IoT), a IDC concluiu que, quando o projeto de IoT tem IA, o valor percebido pelas empresas aumenta 37%. “Dispositivos de IoT geram dados o tempo todo e continuam funcionando mesmo com alterações climáticas ou crise. Desses dados, produzimos recomendações”, afirma o gerente da IDC. Manufatura, logística e agropecuária são alguns setores que trabalham com a recomendação de dados coletados por IoT.

Impactos da covid-19 no mercado de TI

Com o avanço global da pandemia, a IDC afirma que está havendo redução na intenção de aquisição de soluções de TI pelas empresas em toda a América Latina. “Já esperávamos leve queda no comportamento do mercado de TI com a pandemia. No cenário otimista, os investimentos permaneceriam, mas no realista eles realmente caem”, afirma Delai. O mesmo acontece no Brasil, principalmente no mercado de hardware. Já o segmento brasileiro de cloud é um dos poucos que registrará crescimento. A IDC espera alta de 30%.

No período de recuperação da pandemia, segundo a IDC, os orçamentos menores vão priorizar, com maior intensidade, os investimentos que impactarem diretamente na receita, em vendas e retornos rápidos.

Em relação ao trabalho remoto, a segurança fica ainda mais crucial e impossível de ser gerenciada com ferramentas tradicionais.

No período, o uso de IA se torna imprescindível para ambientes híbridos Core-Edge-Multicloud, para múltiplos endpoints que apoiam a omni-experiência e para interconectar todos esses ambientes.

Veja Também: Inteligência Artificial: o avanço do backoffice nas empresas

Fonte: TI Inside